کاغذ باید استاندارد باشد و در سری و اندازه های مشخص و معین ساخته شود. همچنین باید کاغذ ویژگی هایی داشته باشد که به عنوان کاغذ مرغوب شناخته شود، برای هر کاغذ 5 ویژگی مطلوب وجود دارد که عبارتند از:

1- خصوصیات ماده ی سازنده ی کاغذ

این خصوصیات شامل ویژگی های ظاهری کاغذ نظیر، مقاومت، وزن، چگالی، ابعاد و کلیه ی مشخصات دیگر کاغذ می شود. هرکدام از این مشخصات دارای یک میزان استاندارد، تأیید شده ای می باشند که این استاندارد ها در سراسر جهان در تولید کاغذ معتبر شمرده می شود مثلا در تولید کاغذ A4 وزن استاندارد معادل 80 گرم در نظر گرفته شده است.

2- ویژگی های سطح کاغذ

ویژگی دیگری که اگر اندازه گیری و کنترل شود میتواند رتبه ی خوبی به کاغذ ببخشد، ویژگی های مربوط به سطح کاغذ می باشد، شاید شنیدن این عبارت کمی گیج کننده به نظر برسد، اما منظور از ویژگی های سطح کاغذ، مشخصاتی هم چون صاف بودن و یکدست بودن سطح کاغذ می باشد. در واقع اگر کاغذ دارای سطح غیر یکنواخت باشد، جنس مرغوبی نخواهد داشت. در واقع نوشتن بر روی کاغذهای نامرغوب توسط هرنوع نوشت افزاری، به سختی امکان پذیر است.

3- ویژگی های بصری

ویژگی دیگری که در تشخیص یک کاغذ مرغوب قابل تشخیص است، ویژگی های بصری می باشد، این ویژگی ها میتواند شامل رنگ، شفافیت، مات و براق بودن کاغذ ها باشد. چرا همان طور که می دانیم، هر نوع کاغذ برای موارد متفاوتی استفاده میشود. علاوه بر موارد اصلی فوق، از موارد دیگری که در تشخیص استاندارد کاغذها به شمار میرود، مقاومت در برابر سوراخ شدن و پایداری در برابر تا شدن کاغذ می باشد.

4- مقاومت در برابر سوراخ شدن 

در واقع یک کاغذ مرغوب در مقابل سوراخ شدن توسط پانچ نباید خیلی مقاوم یا غیر مقاوم باشد، به عبارت دیگر یک کاغذ مرغوب باید مقاومت نرمالی در این راستا داشته باشد.

5- پایداری در برابر خم شدن

پایداری در برابر تا یا خم شدن کاغذ معیار مشخصی ندارد اما در واقع این ویژگی را با عدد نمی توان مقیاس و اندازه گیری نمود، در واقع برای این ویژگی باریکه ای از کاغذ را بارها و بارها به سمت داخل و خارج تا میکنند، و میزان آن را در مقابل خم و تا شدن نسبت می دهند. به طور کلی با این استانداردها میتوان کاغذ مرغوب و نامرغوب را به راحتی از هم تشخیص داد.